Erstellen einer Mitgliederdatenbank über Salesforce

Über den Kunden

Die Mitgliederdaten des Bundesverbands Geriatrie waren bei Projektstart je nach Anwendungszweck in unterschiedlichen Quellen gespeichert und die Aktualisierungen der Datensätze demzufolge mit erheblichem Aufwand verbunden. Aus diesem Grund sollte eine, für alle zugängliche zentrale Datenbank aufgebaut werden, in der alle Daten zur gleichen Zeit und auf dem neusten Stand zur Verfügung stehen. Die Anwendung sollte so flexibel sein, dass keine zusätzlichen Insellösungen in Form von Excel-Tabellen entstehen, in denen weitere Daten gepflegt werden.

Innerhalb der Datenbank sollte es zudem möglich sein, mit Hilfe von Verteilerlisten Mitglieder schnell und ohne großen Aufwand per Serienbrief kontaktieren zu können. Auch die Rechnungslegung für die einzelnen Mitglieder sollte das System abdecken.

Um dieses Ziel zu erreichen, sollten zudem alle vorliegen Daten bereinigt, Dubletten ausgeschlossen und in das neue System migriert werden.

Auftrag

Der Auftrag bestand in erster Linie darin, den Launch der neuen Marke Spread Ventures zu unterstützen. Kern der Beauftragung war die Entwicklung einer modernen Website, die das innovative Design der Marke repräsentieren sollte.

Neben der visuellen Gestaltung konnten wir auch in der Content-Erstellung unterstützen. Dieser Prozess umfasste das Sammeln und Verarbeiten einer Vielzahl von Ideen, die in das endgültige Website-Design einfließen sollten. Durch die Kombination von strategischer Planung und kreativer Gestaltung sollte so eine Website entstehen, die die Identität und die Vision der neuen Marke widerspiegelt.

Ein weiterer Aspekt des Auftrags war die Beachtung einer festen Deadline. Trotz des umfangreichen und komplexen Auftragsinhalts war es von entscheidender Bedeutung, die Projektfristen genau einzuhalten, um den geplanten Marken-Launch erfolgreich durchzuführen.

Umsetzung

Als zertifizierter Salesforce Partner hat PLUSPOL interactive für den Bundesverband Geriatrie eine Softwarelösung auf Basis von Salesforce konzipiert und umgesetzt. Dabei nutzte PLUSPOL interactive die mitgelieferten Tools der Salesforce Plattform, um eine eigene Anwendung für die Mitgliederdatenbank zu erstellen und die Daten neu zu strukturieren.

Die Durchführung beruhte auf folgenden Bausteinen:

Beratung:‍

• Technologie- und Funktionsberatung
• Anforderungs- und Stakeholderworkshop nach Design Thinking Ansatz
• Regelmäßige Jour Fixes, um den aktuellen Projektstand abzustimmen und auf Veränderungen und Wünsche schnell eingehen zu können

‍Implementierung:‍

• Herstellung einer Anwendung auf Basis der Salesforce Plattform
• Individual- und Weiterentwicklung auf Basis der Prozesse und Wünsche des Bundesverbands Geriatrie
• Datenbereinigung und -migration
• Outlook Integration
• Erstellen von Verteilerlisten zur vereinfachten Kontaktierung aller Kontakte per Serienbrief (eMail und postalisch)
• Automatisierte Dokumentenerstellung
• Automatischer Workflow zur einfacheren Aufnahme neuer Mitglieder
• Datenhistorie zur Nachvollziehbarkeit wichtiger Änderungen
• Prozessautomatisierung für Zeitersparnis bei der täglichen Nutzung

‍Schulung:

• Nutzer-Schulung für jeden Mitarbeiter sowie einer Admin-Schulung für ausgewählte Power-User

Service:

• Anschließender Kundenservice für Anpassungen und Verbesserungen der implementierten Salesforce Lösung

Ergebnis

Mit der Implementierung einer Mitgliederdatenbank auf Basis von Salesforce liegen dem Bundesverband Geriatrie nun alle Daten in einer zentralen Datenbank vor. Damit spart der Verband ab sofort erheblichen Verwaltungsaufwand und kann die so gewonnenen Ressourcen ihrer Mitarbeiter für andere Projekte einsetzen.
In Echtzeit können Daten jetzt gepflegt und geändert werden und stehen jedem Nutzer sofort bereinigt und in aktueller Form zur Verfügung. Alle Daten können jetzt leichter auf Vollständigkeit überprüft und Dubletten im System verhindert werden. Weiterhin wurde der komplette Workflow zur Aufnahme von neuen Mitgliedern digital abgebildet, sowie die komplexe Jahresbeitragsberechnung direkt mit der Software realisiert.

Um wichtige Veränderungen auch im Nachhinein noch nachvollziehen zu können, kann per Daten-Historie auch auf Jahresdaten aus vergangenen Jahren kann zurückgegriffen werden. Einen schnellen Überblick über alle Daten erhält man per Bericht.

Damit die Mitarbeiter auch unterwegs flexibel auf die Datenbank zugreifen können, steht ihnen die Salesforce App zur Verfügung, mit der sie auch mobil Änderungen und Aktualisierungen vornehmen können.