Was ist ein Website-Briefing?
Ein Website-Briefing ist ein Dokument, welches die Ziele, die Zielgruppen, den Inhalt und die Funktionalität einer Website grob beschreibt. Es dient als Leitfaden für den Design- und Entwicklungsprozess und stellt sicher, dass eine neue Website den Anforderungen des Kunden entspricht. In größeren Unternehmen hilft ein Website-Briefing dabei, die Anforderungen von verschiedenen Fachabteilungen in einem Dokument zu sammeln. Sehr nützlich ist ein Briefing auch beim Vergleich von verschiedenen Dienstleistern und Agenturen. Hierbei stellt das Briefing-Dokument sicher, dass alle Dienstleister die gleichen Informationen haben und damit auch die Angebote der Dienstleister vergleichbar sind.
Wie sollte ein Website-Briefing strukturiert sein?
Für die Erfassung Ihrer Anforderungen und Wünsche in einem Website-Briefing empfehlen wir Ihnen die folgende Struktur:
Ziele
Ermitteln Sie im ersten Schritt die Ziele Ihrer Website. Was möchten Sie mit Ihrer neuen Website erreichen und welches Ziel ist Ihnen dabei besonders wichtig? Eine klare Definition Ihrer Ziele hilft Ihnen sehr bei der Auswahl der geeigneten Anforderungen. Nehmen wir an, Ihr primäres Ziel ist die Steigerung der organischen Sichtbarkeit Ihrer Website. Dann werden Sie sicher auch eine hervorragende SEO-Optimierung vom Anbieter fordern.
Folgende Website-Ziele sind häufig:
- Organische Reichweite generieren / sichtbar sein
- Vertrauen aufbauen
- Informieren / befähigen
- Unterhalten
- Kontakte generieren
- Verkaufen
- Kosten reduzieren
Märkte & Zielgruppen
In Ihrem Website-Briefing sollten Sie eingrenzen, welche Märkte und Zielgruppen Ihre Website ansprechen soll. Je genauer Ihre Beschreibung ist, desto besser kann Ihr Dienstleister die Inhalte, das Design und die Funktionen auf die jeweiligen Märkte und Zielgruppen abstimmen.
Eine Website für ein kleines Café soll z. B. Kunden auf einem regionalen Markt ansprechen. Hierfür genügt eine wenig komplexe und einsprachige Website. Im Kontrast dazu muss die Corporate-Website eines internationalen Konzerns viele verschiedene Märkte und Zielgruppen ansprechen. Verständlich, dass hierdurch auch die Komplexität der Website steigt.
Bei der Dokumentation von Zielgruppen kann eine Buyer Persona helfen. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Blog-Artikel “Wie erstelle ich eine Buyer Persona?”.
Inhalte
Das Sprichwort „Content is King“ bringt es gut auf den Punkt. Inhalte sind die Essenz einer Website. Nur wenn Sie nützliche und relevante Inhalte bieten, wird Ihre Website häufig besucht und in Suchmaschinen oft angeklickt. Darum sollten Sie in Ihrem Briefing für eine Website auch beschreiben, welche Inhalte Sie auf Ihrer Website kommunizieren möchten. So können Sie z. B. dokumentieren, dass Sie Produkte präsentieren, Blog-Beiträge veröffentlichen oder Dokumente zum Download anbieten möchten. Wenn Sie bereits wissen, dass Sie für Ihre Website auch neue Inhalte benötigen, dann ist auch diese Information im Website-Briefing wertvoll.
Sofern eine bestehende Website vorhanden ist, können Sie Zeit sparen, indem Sie auf diese Bezug nehmen. So können Sie kurz erklären, welche Inhalte unverändert auf die neue Website übernommen werden sollen und an welchen Stellen Sie sich eine Optimierung wünschen.
Tipp: Fast jede bestehende Website hat wertvolle Seiten, deren Inhalte bereits eine gute oder sehr gute organische Reichweite generieren. Wir empfehlen Ihnen, diese Seite über Ihr Tracking-Tool zu ermitteln und in Ihre neue Website möglichst unverändert zu übernehmen.
Design
Dokumentieren Sie in diesem Punkt, welche Wünsche und Anforderungen Sie an das Design Ihrer neuen Website haben. Sofern Sie schon eine Beschreibung Ihrer Marke und/oder Ihrer Corporate Identity haben, empfehlen wir darauf zu verweisen. Alternativ können Sie auch die wesentlichen Elemente Ihrer Marke (z. B. Logo, Farben, Schriften) im Website-Briefing kurz vorstellen.
Auch beim Briefing für das Webdesign hilft es, wenn Sie Bezug auf Ihre bestehende Website nehmen. Was gefällt Ihnen an Ihrer bestehenden Website gut und was möchten Sie unbedingt verändern? Auch der Bezug zu anderen Websites z. B. von Konkurrenten hilft dabei, Ihre Anforderungen zu vermitteln. Am besten beschreiben Sie, welche Inhalte oder Funktionen Sie besonders ansprechend finden.
Funktionen
Legen Sie in diesem Punkt fest, welche Funktionen Ihre Website haben muss. Hierbei bieten Ihre zuvor festgelegten Ziele eine gute Orientierung. So kann ein Kontaktformular dabei helfen, mehr Kontakte zu generieren oder ein Shopsystem notwendig sein, um Ihre Produkte über Ihre Website zu verkaufen.
Fast immer können wir den Einsatz eines Content-Management-Systems (CMS) wie WordPress empfehlen. Hierdurch können Sie selbst einfach Ihre Inhalte verwalten. Zusätzlich lassen sich wichtige Grundfunktionalitäten einfach und kostengünstig integrieren.
Bei uns häufige angefragte Funktionen sind:
- Shopsystem
- Suche
- Zugriffsgeschützter Bereich
- Kommentar-Funktion
- Barrierefreiheit
- Technische Suchmaschinen Optimierung
- Learn Management System (LMS)
Schnittstellen
Eine Website ist häufig nur ein Baustein im Marketing-Mix. Der gesamte Erfolg des Marketings hängt heute aber oft davon ab, dass alle Bausteine nahtlos miteinander verbunden sind. Aus diesem Grund sollten Sie auch in Ihrem Website-Briefing kurz beschreiben, welche Systeme an Ihre neue Website angebunden werden sollen.
Hier einige Beispiele für Schnittstellen, welche bei uns häufig angefragt werden:
- Tracking- oder Analysesysteme (z. B. Google Analytics, Google Search Console, Matomo)
- Social Media (z. B. Social Stream von Instagram)
- Marketing- und Newsletter-Software (z. B. Hubspot, SendInBlue)
- Consent Management Platform (z. B. Usercentrics)
- Recruting-Software (z. B. Personio)
- Customer-Relationship-Management (z. B. Salesforce)
- Authentifizierung (z. B. Single Sign On für Microsoft Azure)
Zusammenarbeit & Service
Neben den handfesten Fakten und Anforderungen sollten Sie auch kurz umreißen, welche Wünsche Sie in Bezug auf die aktuelle und langfristige Zusammenarbeit mit einem Dienstleister oder einer Agentur haben. Einige Dienstleister haben sich nur darauf spezialisiert, eine neue Website möglichst schnell umzusetzen. Nach dem Relaunch gibt es dann das böse Erwachen, wenn der Dienstleister nicht mehr für Änderungen und Anpassungen an der Website zur Verfügung steht.
Folgende Fragen können Ihnen helfen, Ihre Wünsche und Anforderungen in Bezug auf Zusammenarbeit & Service festzulegen:
- Benötige ich einen langfristigen Partner für die Wartung und Weiterentwicklung meiner Website?
- Soll der Dienstleister auch das Hosting der Website übernehmen?
- Entlastet es mich, wenn ich einen persönlichen Ansprechpartner erhalte, der mich beim Relaunch meiner Website unterstützt und berät?
- Benötige ich Unterstützung bei der Erstellung oder Übernahme von Inhalten?
- Erwarte ich vergleichbare Referenzen vom Dienstleister?
Timing & Budget
In Ihrem Website-Briefing sollten Sie auch vermerken, wann Ihre neue Website veröffentlicht werden soll.
Bewährt hat es sich, eine neue Website einige Wochen vor einem wichtigen Ereignis wie einer Messe fertigzustellen. So bleibt etwas Zeit für letzte Optimierungen. Das eigentliche Ereignis sorgt dann für viele neue Websitebesucher. So profitieren Sie direkt von Ihrer neuen Website.
Auch Angaben zum Budget sind im Website-Briefing nützlich. Dienstleister können dadurch viel besser einschätzen, ob Sie Ihnen ein passendes Angebot liefern können. So verbringen Sie kaum Zeit mit Dienstleistern, welche Ihnen am Ende ein zu teures Angebot unterbreiten.
Was ist der Unterschied zwischen einem Website-Briefing und einem Lastenheft für eine Website?
Ein Website-Briefing ist ein Dokument, welches einen umfassenden Überblick für die Umsetzung einer neuen Website liefern soll. Es dient dazu, wesentliche Anforderungen zu vermitteln. Im Vergleich dazu enthält ein Lastenheft für eine Website eine detaillierte Beschreibungen der genauen Anforderungen. Hierbei werden häufig auch technische Details und spezifische Leistungskriterien erfasst.
Welche Form sollte ein Website-Briefing haben?
Für die Sammlung Ihrer Anforderungen empfehlen wir ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word oder Google Docs. So können Sie sehr einfach eine Struktur im Dokument anlegen und im Anschluss Ihre Anforderungen ergänzen.
Stehen Sie vor der Herausforderung, dass Sie Ihr Website-Briefing mit mehreren Kollegen abgestimmt müssen? In diesem Fall empfehlen wir Ihnen die Verwendung eines geteilten Dokuments. So können Sie im Dokument die Grundstruktur vorgeben und Ihre Kollegen können Ihre Anforderungen direkt im selben Dokument ergänzen.
Warum benötige ich ein Website-Briefing?
Ein Website-Briefing hilft dabei, dass mehrere Personen eine gemeinsame Vorstellung erhalten, warum eine neue Website umgesetzt wird und welche Anforderungen es an diese Website gibt.
Sie benötigen ein Website-Briefing z. B. für die Abstimmung von Anforderungen mit Kollegen oder Fachabteilungen. Gleichzeitig hilft Ihnen ein Website-Briefing dabei, Angebote von verschiedenen Dienstleistern miteinander zu vergleichen.
Woher bekomme ich eine Vorlage für ein Website-Briefing?
Sehr gerne senden wir Ihnen eine passende Vorlage für Ihr Website-Briefing. Bitte schreiben Sie uns hierfür eine kurze Nachricht über unser Kontaktformular oder per E-Mail an kontakt@pluspol-interactive.de.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir unsere Vorlage nicht für Agenturen, Freelancer und Berater mit einem ähnlichen Produktportfolio zur Verfügung stellen.
