Beim Militär bezeichnet das Briefing eine kurze und knappe Lagebesprechung mit den Tagesbefehlen. Ganz ähnlich ist das auch bei Webprojekten: Hier meint man eine präzise Information über alle Sachverhalte, die eine Webagentur benötigt, um einen Auftrag ausführen oder ein Angebot abgeben zu können. Doch während ein Soldat nach einem Briefing unmissverständlich weiß, was er zu tun hat, ist das einem Projektmanager oder einem Entwickler bei einem Webprojekt oft nicht ganz so klar…
Wie schwer es ist, ein gutes und vor allem vollständiges Briefing zu schreiben, weiß jeder, der es schon einmal versucht hat. Und damit es bei der Umsetzung von digitalen Projekten nicht zu Missverständnissen zwischen Auftraggeber und Agentur kommt, haben wir hier die häufigsten Briefing-Fehler zusammengefasst:
Fehler 1: „Wir sollten uns alle Optionen offen halten und im Briefing vage bleiben.“
Mit anderen Worten: Den größten Fehler machen ungenaue Zielstellungen aus. Smarte Ziele müssen definiert werden, also solche, die spezifisch, messbar, akzeptiert, realisierbar und terminierbar sind. Denn nur wer weiß, was er zu tun hat, kann es auch richtig umsetzen.
Fehler 2: „IT- und Rechtsabteilung haben wir noch nicht über das Projekt informiert. Das klären wir kurz vor dem Livegang.“
Webprojekte können nur dann effizient und kostengünstig geplant und umgesetzt werden, wenn alle betroffenen Akteure im Unternehmen von Anfang an in die Planung miteinbezogen werden. Man spricht hier von Stakeholdern. Gerade bei größeren Projekten darf eine Stakeholder-Analyse im Vorfeld nicht fehlen. Diese zeigt nicht nur, wer bei der Planung und Umsetzung des Projekts beteiligt ist, sondern auch, was die jeweiligen Gruppen, Abteilungen und Personen davon erwarten. Probleme wie mangelnde Kommunikation, Befindlichkeiten oder Kompetenzspielereien können so vermieden werden.
Fehler 3: „Bei Webprojekten kann man alles zu jedem Zeitpunkt schnell mal noch ändern.“
Das kann man machen, das kostet in den meisten Fällen aber immer auch (viel) Geld – besonders wenn es schnell gehen muss. Gerade bei Webprojekten können kleine Änderungen sehr zeit- und kostenintensiv sein. Nötig ist daher ein möglichst vollständiges Briefing: Die wichtigsten Anforderungen sollten von Anfang an enthalten sein und nicht noch einmal nachträglich geändert werden.
Wichtig ist:
- Abhängigkeiten in der gesamten Kommunikationsstrategie zu prüfen
- Webprojekte niemals „gekapselt“ zu betrachten
- Unternehmensinterne Schritte, die das Webprojekt begleiten, vorher zu prüfen
- Den richtigen Zeitpunkt der Umsetzung festzulegen
- Perspektiven frühzeitig zu bedenken (Sprachen, mobile Version)
Fehler 4: „Ist die Seite erst mal im Netz, ist alles geschafft!“
Von wegen – ist die Seite im Netz, gibt es ganz neue Herausforderungen und Probleme zu beachten. Wer kümmert sich beispielsweise darum, wenn die Website plötzlich nicht mehr aufgerufen werden kann? Oder die App nicht mehr funktioniert?
Folgendes sollte deshalb bereits frühzeitig besprochen werden:
- Wer ist für den Betrieb (Hosting) und für Notfälle verantwortlich (Service Level Agreement)?
- Wie bleibt die Seite technisch immer auf dem neusten Stand (Betriebssysteme, Endgeräte, Browser usw.)?
- Wie können Sicherheitslücken schnell beseitigt werden?
- Welche Kosten müssen für den laufenden Betrieb eingeplant werden?
In einer Dienstgütervereinbarung kann genau festgelegt werden, welche Leistungen wann und wie schnell erledigt werden müssen.
Fehler 5: „Technisch ist das doch gar kein Problem, oder?“
Geht es um die Technik, so hat wohl jeder Stakeholder einen unterschiedlichen Wissensstand und auch eine individuelle Vorstellung davon, was umsetzbar ist und was nicht. Dies muss bekanntlich nicht immer der Realität entsprechen…
Gerade beim Thema Technik muss – auch von Seiten der Agentur – darauf geachtet werden, dass verständlich kommuniziert wird, was technisch möglich ist, wie lange es dauert und wie viel es kostet. Im Gegenzug ist vom Kunden zu klären, welche technischen Möglichkeiten und Vorgaben im Unternehmen zur Verfügung stehen.
Wichtige Punkte sind beispielsweise:
- Gibt es Vorgaben der EDV oder IT-Abteilung?
- Für welche Browser wird optimiert?
- Für welche Endgeräte wird optimiert?
- Kommt ein CMS zum Einsatz?
- Gibt es Schnittstellen zu anderen Systemen/Software, die berücksichtigt werden müssen?
Fazit: Reden hilft.
Bei der Planung und Umsetzung eines Webprojekts sind Agentur und Kunde demnach gemeinsam gefordert, denn viel zu oft liegt eine schlechte Umsetzung an mangelnder Kommunikation und fehlendem Austausch. Werden offene Fragen, fehlende Informationen und missverständliche Punkte aus dem Briefing jedoch frühzeitig gemeinsam geklärt, sollte einer guten Zusammenarbeit nichts mehr im Weg stehen.
